O cronograma é um
instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama em que são
definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante
um período estimado.
Em nível gerencial, um cronograma é um
artefato de controle importante para levantamento dos custos de um projeto e, a
partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da
aprovação final para a realização do projeto.
Todo projeto é um processo único, um
conjunto de informações e atividades com data de início e de término,
conduzidas para atingir um objetivo com requisitos especificados. O gerenciamento
dos diversos processos e fases de um projeto será feito através do Cronograma.
Nele – cronograma - são expressos fatores como a articulação entre as pessoas, a demanda
de investimentos, os prazos, as etapas de avaliação, entre outros.
Nele se faz de forma objetiva a
apresentação da maior parte das atividades planejadas de todo o projeto que
ainda vamos desenvolver.
Poderemos desestrutura-lo por partes,
dividir as partes por tarefas para cada pessoa da equipe que desenvolverá ou
participará do projeto.
Todas as tarefas do cronograma possuem
um prazo, este prazo servirá para demarcar o início e o final de cumprimento
das tarefas agendas, bem como demonstrar atrasos ou adiantamento de etapas.
Tanto em um como no outro caso, determinará a reestruturação do cronograma.
A mudança é um processo complexo exige reanálise
de diversos aspectos, como a ambiência organizacional, envolvendo problemas
estratégicos, táticos e operacionais, além de levar em consideração a cultura
da empresa; não pode apenas trocar a função de um funcionário se não for
analisado com cuidado se este funcionário demoraria tempo até se integrar às
novas tarefas. Não é tão simples como mover uma peça de xadrez.
Em termos de estrutura cada alternativa
tem seus pontos fortes e fracos, que devem ser minuciosamente pesquisados para,
basicamente, definir desde o inicio quais os objetivos da empresa, assim o
processo da mudança pode ser positivo.
Portanto, o Cronograma é uma ferramenta
que serve para auxiliar no gerenciamento e controle dos projetos embora seja
difícil estabelecer uma comunicação sem ruídos e seguir exatamente o planejado;
ele é um documento importante que estabelece metas e prazos. Assim é possível
ter uma estimativa de custos, de tempo, o propósito do cronograma é superá-lo,
ele é uma lista de metas e regras a ser cumprido em seu prazo que deve ser
feito se possível antes do prazo para não acumular tarefas.
O cronograma é a última etapa para o
processo de planejamento do projeto.
Como elaborar um
cronograma?
Sua essência é a composição de uma
lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias,
arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas, considerando
os feriados, sábados e domingos, se não forem trabalhados) e, após a análise da
disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos),
possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades e a
sua duração (extensão do prazo).
O cronograma normalmente é baseado no Gráfico
de Gantt, que é uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo
do tempo.
O diagrama de Gantt é um gráfico usado
para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representando o
início e fim de cada fase aparece como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico.
Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro mecânico Henry Gantt, esse gráfico é utilizado como uma
ferramenta de controle de produção. Nele podem ser visualizadas as tarefas de
cada membro de uma equipe, bem como o tempo utilizado para cumpri-la. Assim,
pode-se analisar o empenho de cada membro no grupo, desde que estejam
associados, à tarefa, como um recurso necessário ao desempenho dela.
O grande segredo do cronograma é a
identificação do Caminho Crítico, pois apenas com essa técnica o Gerente
de Projetos têm a possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track,
Crashing, Corrente crítica, buffers, etc.) que aumentem a probabilidade de
entregar o projeto no prazo estipulado. O caminho crítico então é a sequência
de atividades que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto
possa ser concluído dentro do prazo final. Se o prazo final for excedido, é
porque no mínimo uma das atividades do caminho crítico não foi concluída na
data programada. É importante entender a sequência do caminho crítico para
saber onde você tem e onde você não tem flexibilidade. Por exemplo, você poderá
ter uma série de atividades que foram concluídas com atraso, no entanto, o
projeto como um todo ainda será concluído dentro do prazo, porque estas
atividades não se encontravam no caminho crítico. Por outro lado, se o seu
projeto está atrasado, e você alocar recursos adicionais em atividades que não
estão no caminho crítico não fará com que o projeto termine mais cedo.
Como fazer um cronograma? A forma mais
simples para explicar como montar é listar o passo a passo do processo:
1.
Montar a EAP;
2.
Listar atividades;
3.
Estimar duração das atividades;
4.
Definir Recursos das atividades;
5.
Definir dependências entre as atividades;
6.
Definir calendário para os recursos;
7.
Definir data inicial do projeto;
8.
Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos;
9.
Nivelar recursos;
10.
Identificar e analisar o caminho crítico;
11.
Traçar uma linha de base;
12.
Iniciar o monitoramento e controle do projeto.
OBS.: Talvez você esteja se perguntando
o que é a EAP acima citada no 1º tópico. Vamos explicar isso detalhadamente:
Em Gerência de projetos, uma Estrutura
Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) é um processo de subdivisão das
entregas e dos trabalhos a serem executados na vicência do projeto em
componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. É estruturada em árvore
exaustiva, hierárquica (do mais geral para o mais específico) orientada às
entregas, fases de ciclo de vida ou por subprojetos (deliverables) que precisam ser feitas para completar o projeto.
O objetivo de uma EAP é identificar
elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um
projeto). Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento.
A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a
estrutura analítica do projeto (EAP).
A Work Breakdown Structure é um
processo bastante comum. Várias resoluções de trabalho do governo dos Estados
Unidos têm como requerimento uma work breakdown structure.
A EAP não é criada apenas para o
gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto, bem como
para as demais partes interessadas tais como clientes e fornecedores.
Ciclos de vida de
projetos:
O ciclo de vida é baseado na natureza
do projeto, os 3 mais comuns são:
A.
Cascata – As atividades são
executadas de inicio a fim apenas uma vez.
B.
Iterativo – As fases do
projeto se repetem iterativamente
C.
Iterativo incremental – A cada iteração
são definidos ou executados novos requisitos no projeto;
Veja as figuras para entender:
 |
| Figura 1 - Cronograma em cascata |
 |
| Figura 2 - Cronograma Interativo |
 |
| Figura 3 - Cronograma Interativo Incremental |
Recomendações práticas
sobre uso do cronograma:
A.
Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crítico;
B.
Cronograma desatualizado não serve para nada;
C.
O cronograma deve ser distribuído às equipes do projeto, senão não
saberão que atividade fazer na sequência;
D. Atividades não devem
ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas;
E.
Use um padrão de atualização como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100
ou 0-100. Geralmente não é relevante encontrar o percentual exato de completude
de uma atividade;
F.
O cronograma por si só não garante entregas no prazo, para isso
dependemos das pessoas;
G. Use uma ferramenta de
apoio para geração e controle de cronograma, fazer no Excel geralmente não
compensa o trabalho.
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